ערימות של ניירת מגיעות אלינו בכל חודש – הבנק, חברות הביטוח, חשבונות מים וחשמל, סלולר, ארנונה, והרשימה עוד ארוכה.. בין אם המסמכים פיזיים או דיגיטליים, יש חשיבות גדולה לשמור עליהם באופן מסודר, כך שבבוא העת יהיה לנו קל לשלוף אותם ולחסוך זמן וכסף. לפניכם מדריך המציע שיטה פשוטה ונוחה לטיפול וסידור הניירת.
שיטת העבודה המומלצת שלי לטיפול וסידור ניירת – שימו לב שהתיוק עצמו הינו רק השלב החמישי בטיפול! הבסיס לשיטה: הקצאת אזור בבית לטיפול בניירת עד תיוק, הקצאת מקום לשמירת הקלסרים, הצטיידות בציוד המתאים ועבודה בשיטת הסרט-הנע. התהליך הבא מתאים גם לטיפול בנושאים או מסמכים המגיעים באימייל, כאשר ההבדל הוא שבמקום ההעברה פיזית של המסמך בין "התחנות" השונות, משתמשים בפונקציית "המשך טיפול/תזכורות" בתוכנת האימייל.
מה עליי לעשות?
1. בחנו כל "מסמך נכנס" – האם נדרשת פעולה כלשהי מצדכם? פעולה יכולה להיות: בקשת הסבר או תיקון לתוכן המסמך (לדוגמא - הורדת דמי ניהול גבוהים), עדכון פרטים, העברת המסמך או חלקו לרואה חשבון, קביעת תור, תשלום וכו'. אם כן, רשמו עליו את הנדרש לביצוע, שלא תשכחו, וסמנו או כתבו עליו באופן בולט את הדדליין לביצוע.
2. ביצוע – מנסיוני, לרוב לא ניתן לטפל בכל מסמך מיד, לכן אני ממליצה על מיקומו בתוך מעמד כתבי-עת שיכלול את כל ניירת ה- TO DO שלכם (ניתן להשתמש גם בקלסר או ניילונית אך הם פחות ידידותיים לעיין ולבצוע). הכניסו ליומן תאריך יעד לטיפול בנושא זה ומקמו את הקלסר/מעמד/ניילונית במקום בולט בבית או בחדר העבודה שלכם. ברגע שטיפלתם, או אם בצעתם את הפעולה הנדרשת מיד עם קבלת המסמך, רשמו עליו (או על גבי נייר ריק והצמידו למסמך המקור), מה עשיתם, מתי, מול מי והאם נדרש המשך טיפול או מעקב.
3. מעקב – הטיפול ברבים מן המסמכים אינו מסתיים אחרי שעשינו אנו את חלקנו. לרוב, אנו נדרשים לחכות לתגובה של הצד השני: שיחזירו תשובה, שיאשרו בקשה וכו'. לכן, אני ממליצה שליד מעמד כתבי-העת הנ"ל תמקמו מעמד נוסף, שימו עליו תווית "במעקב", והעבירו לשם את המסמכים הקשורים לנושא בו טיפלתם ועליו אתם מחכים לתגובה. אגב – גם במסמכים "במעקב" יש לעיין מדי פעם ואם לא התקבלה תגובה תוך זמן סביר, לברר סטטוס טיפול, לנדנד, ולהתעקש לקבל תשובה.
4. לתיוק – אחרי שהטיפול ו/או המעקב הסתיימו לגמרי, השלב הבא בטיפול בניירת הוא ה"טרום-תיוק". למה טרום ולא תיוק? כי אני יודעת שכמו שאת הטיפול במסמכים לא ניתן לעשות מיד, כך גם את התיוק הפיזי – רובנו לא מסוגלים לעשות זאת מיד. אז מה עושים? מעבירים את המסמך שהטיפול בו הסתיים למעמד עם תווית "לתיוק".
5. תיוק - פעם בשבוע-שבועיים, תייקו כל מסמך לתוך הקלסר המתאים מתוך תשעת הקלסרים הנדרשים – ראו טבלה מטה. אל תצברו יותר משבוע-שבועיים, אחרת מעמד התיוק יעלה על גדותיו במקביל לירידה בחשק שלכם לטפל במצבור. אני ממליצה לתייק בתוך קלסרי טבעת עם מכניזם הסגירה בפנים (מלבד הוצאות שוטפות – לאלו דווקא יותר נח להשתמש בקלסר מסוג קונצרטינה). אם הקלסרים יהיו על מדף פתוח ולא בתוך ארון סגור, אז עדיף שתשמשו בקלסרים נעימים לעין, עדיף באותו צבע.
כמה טיפים לתיוק עצמו:
מיינו את הניירת על גבי שולחן ארוך או ספה או אפילו על הרצפה וערמו אותה לפי נושאי הקלסרים.
הוסיפו עמוד פתיח בכל קלסר ובו תוכן הקלסר.
הפרידו בין הנושאים בתוך כל קלסר עם חוצצים.
לפני שאתם מתייקים מסמך חשוב (לדוגמא – תעודת נישואין) מומלץ שתעשו 2-3 עותקים ושגם תסרקו אותו.
שימרו את העותקים והסריקות בקלסר ראשי ובמקום אחר (בתיקיה אצל ההורים או בחדר אחר למשל).
אם אתם מעדיפים, או כשהקלסר מתמלא, פצלו את הקלסר למספר קלסרים לפי שנים, או לכל בן משפחה (לדוגמא בנושא בריאות או עבודה לפעמים מתאים יותר קלסרים נפרדים לכל אחד).
למרות שיש מסמכים רבים שאין צורך אמיתי לשמור לעד (ראו טבלה מטה), אני אישית מעדיפה לסרוק את מסמך המקור ולתייק אותו דיגיטלית לפני גריסת המסמך הפיזי עצמו. לשיקולכם.
