סוף השנה הקלנדרית הינו הזדמנות מעולה לעשות סדר בניירת. גם מי שמשתדל לקבל את כל מה שניתן במייל, עדיין מקבל לא מעט ניירת פיזית בדואר הרגיל – שוברי ארנונה, מים, גז, דוחות שנתיים מחברות ביטוח ומהבנק. להלן מדריך מסודר מה כדאי לשמור, לכמה זמן ומדוע.
אתחיל בהבהרה: בעיקרון, אין חיוב חוקי לשמור מסמכים. כמעט כל מסמך ניתן לשחזר בימינו, כמובן במחיר של זמן ולעיתים גם לא מעט כסף. מאידך, ובדיוק בגלל סיבה זו, באמת שאין צורך לשמור מסמכים וניירת עד אין סוף. ההחלטה האם לשמור תלויה קודם כל ביכולת והרצון של כל אחד להקצות לעניין הניירת קצת זמן – למיון, סידור, טיפול וזריקה – ובאמונה שיש לכל אחד במערכות ובגופים שמהם ניתן לשחזר את המידע.
אני נוקטת בשיטה של "כל עוד הניירת נשמרת בצורה מסודרת בקלסרים ולא בבלגן במגירות, והקלסרים לא מציפים את הבית או את הארון המוקצה לכך – תשמרו". מתוך גישה זו, אני נוהגת בשיטה שמרנית כשזה מגיע לשמירת מסמכים שונים המגיעים במייל – עדיף לשמור אותם לאורך זמן בכונן המחשב ולא לזרוק. זה כל כך פשוט וקל, שזה עולה על המחיר הפעוט של המקום שהם תופסים בזכרון של המחשב ועל המאמץ הכרוך בהחלטה האם למחוק או לא. היתרון הגדול של שמירת החשבונות והדוחות הללו לאורך זמן בשיטה זו הוא שנוהג זה מאפשר השוואת נתונים בקלות לאורך זמן, במיוחד אם נתקלים פתאו בהעלאות מחיר "מוזרות" או בחוסר שירותיות מצד הספק.
בהמשך לגישה זו, אני ממליצה בחום למי שרוצה להיפטר מכמה שיותר ניירת פיזית, לסרוק מסמכים פיזיים המגיעים אליכם לפני שגורסים או זורקים אותם (היום כמעט בכל מדפסת יש סורק וכמובן ניתן להוריד אפליקציות סריקה לסמארטפון). וכמובן לשמור אותם בצורה לוגית וקלה לשליפה במחשב.
הטבלה הבאה מסכמת את כל מה שצריך לדעת. העקרנות הם פשוטים:
כל מה שאתם לא מקבלים במייל (בין אם כי הספק לא ערוך עדיין לשליחה כך כגון ארנונה מים וגז או בין אם כי אתם לא מעדיפים לקבלם כך) – שמרו לשנה אחורה.
בסוף השנה הזו זרקו את אלו של השנה הקודמת (כלומר בסוף 2014 זרקו את אלו של 2013)
כל מה שאתם מקבלים במייל – שמרו לעד במחשב, זה לא תופס כל כך הרבה מקום ...
מילה על חשבונות בנק ופירוט כרטיס האשראי – האתרים של מרבית הגופים הללו לא מחזיקים נתונים יותר מ 5-6 חודשים אחורה. לכן אני ממליצה בחום להדפיס את הדוחות החודשיים או להוריד את הנתונים לאקסל (עדיף) כדי שהנתונים יהיו נגישים לכם תמיד, ללא תלות באתרים הללו, במיוחד אם אתם מעוניינים לבצע מעקב וניתוח תקציבי.