אני רוצה לספר לכם על פרויקט קטן אך משמעותי שביצעתי לאחרונה במשרד שלי. הוא נוגע לניהול מידע אישי ועסקי, ואני מקווה שרבים מכם ימצאו בו השראה לסידור ושיפור החיים האישיים והמקצועיים שלכם - גם אם בקטנה.
מה היה הפרויקט?
במשך שנים, נאספו אצלי ערמות של כרטיסי ביקור. חלקם היו מאנשים שפגשתי בשנות ה-90 (כן, הכרטיסים האלה עם העיצוב הנוסטלגי), וחלקם מאירועים, מקומות ופגישות מהשנים האחרונות. הכרטיסים שכבו שם, תופסים מקום, ובינינו? הפכו למעין זיכרון מתוק אך לא מאוד שימושי.
החלטתי שהגיע הזמן לעשות סדר. פיניתי לשם כך ערב אחד, וסיימתי אותו בכשלוש שעות.
מה עשיתי?
מיון לפי קטגוריות
ראשית, הוצאתי את כל הכרטיסים מאביזרי הסידור הפיזיים שלהם, ואז מיינתי אותם לפי קטגוריות שחשובות לי (ובדרך זרקתי את אלו ללא כל משמעות עבורי), למשל:
חברים מהעבר (ממקומות העבודה שלהם, של העסק העצמאי שלהם)
קולגות מהעבודה
אנשי קשר מתעשיות שונות בהן עבדתי
רופאים ומטפלים
אנשי מקצוע שהרשימו אותי
מסעדות וחנויות מתקופות מסוימות בחיי
צילום ושמירה דיגיטלית
לאחר המיון, החלטתי לשמר את המידע שבכרטיסי הביקור בצורה דיגיטלית בלבד - כלומר שאינני מתכוונת לשמור אותם פיזית בכלל. סידרתי כל קבוצה על שולחן, וצילמתי כל קבוצת כרטיסים יחד. שמרתי את התמונה כקובץ עם שם רלוונטי, בענן שלי, בתיקיה הרלבנטית. למשל:
קובץ בשם "כרטיסי ביקור של רופאים" (בתיקיית "בריאות").
קובץ בשם "קולגות מעבודות עבר בדרום אפריקה" (בתיקיית "עבודות כשכירה").
מסעדות ומלונות מהתקופה שלנו ביחד, לפני החתונה
זריקה של הכרטיסים הפיזיים
אחרי שצילמתי את הכל, נפרדתי מהכרטיסים הפיזיים. אמנם היה בהם משהו נוסטלגי, אבל הרווחתי שטח פנוי במשרד, וגם תחושת קלילות.
בתהליך הזה בעצם ארגנתי את המידע בצורה שמאפשרת לי גישה מהירה בעתיד לפרטים הרשומים בכרטיסים האלו במידה ואי פעם אצטרך אותם, גם אם בעיקר למטרות נוסטלגיה. בנוסף, מיון הכרטיסים החזיר אותי לזיכרונות טובים (ופחות טובים) מהעבר.
למה לא הכנסתי את הפרטים לאפליקציית אנשי הקשר?
החלטתי לוותר על הזנת פרטי אנשי הקשר מהכרטיסים לאפליקציה שלי, מכיוון שרובם לא שימושיים עבורי כיום (או כבר שמורים אצלי), והכנסת המידע הייתה דורשת זמן רב שלא הצדיק את ההשקעה. בנוסף, הרגשתי שהשיטה של צילום ושמירה בתיקיות דיגיטליות עונה על הצורך שלי בגישה מהירה ונוחה למידע, מבלי להעמיס על אפליקציית אנשי הקשר.
ומה עם כל העזרים שבהם שמרתי את הכרטיסים?
עדיין לא נפרדתי מהרולרדקס, מהקופסה המחולקת ל-א'-ב' ומאלבומי כרטיסי הביקור, שבהם שמרתי את הכרטיסים במשך השנים, למרות שרוקנתי אותם. אני עדיין שוקלת מה לעשות עם האביזרים עצמם. יש בהם קסם נוסטלגי, ואולי אמצא להם שימוש אחר בהמשך (או שלא...ואחליט להיפטר מהם לצמיתות). בינתיים העברתי אותם למחסן למטה.
למה הפרויקט הזה חשוב?
בתור מישהי שמתמחה בניהול מידע אישי ועסקי, אני תמיד מחפשת דרכים לשלב בין יעילות לשימור המידע החשוב באמת. הפרויקט הזה מדגים איך אפשר להיפטר מעומס פיזי, לשמור על המידע החשוב, ולהרגיש מאורגנים יותר.
כמה טיפים לסיום:
תמיד תשאלו את עצמכם: האם המידע הזה עדיין רלוונטי?
תשתמשו בכלים דיגיטליים: היום יש כל כך הרבה פתרונות נוחים לארגון ושמירה של מידע, כמו ענן או אפליקציות ייעודיות.
זכרו את המטרה: הסדר הזה לא נועד רק לחסוך מקום, אלא גם לפנות לכם זמן ואנרגיה לדברים החשובים באמת.
אז עכשיו אתם יודעים מה אפשר לעשות עם כרטיסי הביקור הישנים שיש אצלכם.
מקווה שהפרויקט הזה ייתן לכם השראה להתחיל לסדר פינות קטנות בחיים שלכם. ואם יש לכם שאלות או תובנות משלכם, אני כאן לשמוע!
דבי
מרחב לדיון בשיטות, כלים וטריקים לניהול המידע האישי ו/או העסקי שלנו בעידן הדיגיטלי, ליצירת סדר ובהירות במידע הקשור לכל תחום של חיינו - בריאות, חשבונות, תמונות וסרטונים, עבודה, סיסמאות, לימודים, ילדים, פיננסים, אנשי קשר, ממורביליה, פרוייקטים וכו.
הקבוצה היא עבור אנשים שחשוב להם למצוא את המידע האישי שלהם מהר, שאוהבים שהקבצים מסודרים ולא מבוזרים, שמבינים שלפעמים מה שהכי "יעיל" (מהיר) - הוא לא בהכרח הכי אפקטיבי בטווח הארוך, שרוצים ללמוד את מה שהחברות הגדולות בתחום המידע פחות רוצות שנבין ובזכות זה להפעיל שיקול דעת בבחירת התהליכים והכלים. הרעיון הוא לאמץ כלים פשוטים יחסית, ללא מורכבות טכנולוגית. מקום שבו נלמד אחד מהשני, וניישם.
Comments