ניהול מידע בעידן הדיגיטלי: ניקוי קבצים - פצ'קריי אך שווה

במחשב ובטלפון שלנו מצטברים מאות/אלפי קבצים מיותרים, החונקים את האחסון והמכשירים, מאטים את הביצועים שלהם, ובעיקר - עושים לנו סלט במח

יש לי סברה, היפותזה: חברות הטכנולוגיה (גוגל, אפל, סמסונג, מטא, מיקרוסופט וכו') באופן מכוון לא באמת מתאמצות לעזור לנו לנהל/לסדר את המידע/הקבצים המצטברים במכשירים שלנו. העומס והבלגן משחקים לטובתן. איך ולמה? מפרטת בהמשך.

המצב הקיים השכיח

קבצי תמונות (JPG), סרטונים (MP4), מסמכים מסוגים שונים, קבצי קול - כולנו מוצפים בהם, ובמיוחד במכשיר הטלפון. את רובם אנו מקבלים (לדוגמא דרך קבוצות בוואטסאפ), ואת חלקם אנו מייצרים לבד (דרך תוכנות במחשב למשל).

בטלפון (אנדרואיד) הקבצים מאוחסנים אוטומטית בספריות ובתתי-ספריות שונות, לפי מקור קבלת (או שליחת/ייצור) הקובץ. כאן המקום לחדד שהגלריה אינה מקום האחסון של קבצים, היא "רק" אפליקציה המאפשרת צפייה בתמונות וסרטונים (וגם פעולות נוספות כגון מחיקה, עיבוד תמונות, ויצירת אלבומים, קולאז'ים וסרטוני וידאו מחומרים קיימים).

מי שלא הגדירו בוואטסאפ אי-הורדה אוטומטית של מדיה ו/או אי-תצוגה של המדיה שהורדה לגלריה - אצלם במיוחד חוגג הבלגן בתיקיות הטלפון.

גם קבצי אפליקציות ומשחקים תופסים מקום במכשיר, ולרבים מאתנו יש הרבה אפליקציות/משחקים שאינם בשימוש וסתם תופסים מקום.

וכמובן - פח המיחזור, המכיל מדיה שמחקנו, ושנשארת שם עד שמוחקים אותה באופן יזום או שהיא נמחקת אוטומטית, כעבור 30 ימים בדרך כלל.

במחשב, קבצים שרובם מיותרים, מתחבאים בתיקיות כגון תיקיית ההורדות DOWNLOADS, צילומי מסך SCREENSHOTS, פח המיחזור ואפילו על שולחן העבודה DESKTOP. יתכן שמתחבאות גם הקלטות של פגישות זום ששכחנו מהן (ולפיכך אין בכלל צורך לשמור), ומדיה מתוכנת וואטסאפ דסקטופ (אם לא הוגדר בה אי-הורדה אוטומטית של מדיה). לרבים יש גם קבצים זהים המתויקים ביותר ממקום אחד במחשב, פשוט כי שכחו שתייקו אותם כבר במקום מסוים.

בנוסף לקבצים, לכולנו יש גם מיילים, שגם אם הם ללא קבצים מצורפים, שוקלים כמה קילובייטים, ולאורך זמן הם מצטברים למגה בייטים רבים, ואוכלים לא מעט משטח האחסון בענן (לדוגמא בחשבון גוגל - אחסון המשותף גם לגוגל פוטוס - עוד מקום מלא בקבצים).

מעטים האנשים המקפידים למחוק/לנקות באופן קבוע, או לכל הפחות "פעם ב", את כל המיותר (שלא לדבר על לסדר את מה שרוצים לשמור בצורה מתודית ולוגית). ויש כאלו שאצלם המחשב כן מסודר ונקי, אך הטלפון...אבוי.

התוצאה? יאללה בלגן! פיזי במכשירים וגם במח שלנו. מציאת קבצים/מידע היא משימה מייגעת, המכשירים פועלים לאט יותר ושטח האחסון מתמלא מהר (ומה הפתרון ה"קל" במקום להתמודד עם הבעיה בצורה חכמה יותר? קניית טלפון עם שטח אחסון גדול יותר...😞).

מה כדאי לעשות

אם המצב הזה מפריע לך, אלו הפעולות שאפשר וכדאי לעשות. וכן, לטפל בזה זה די "פצ'קריי" (משהו שדורש התעסקות בהרבה דברים קטנים ומעצבנים) אבל יש לי טריק שעוזר עם זה.

• מכירים את כל מקומות האחסון במכשירים שלך (כולל המקומות האוטומטיים), וגם בעננים.

• לפני שמתחילים למחוק - רושמים את התפוסה, וכך גם בתום המחיקות (ר' דוגמא בתמונה המצורפת).

• מוחקים מהם באופן קבוע (פעם בחודש במינימום), עם עדיפות גם לסדר ולא רק למחוק (כלומר להעביר קבצים למקום המיועד להם). אפליקציית My Files נותנת המלצות לניהול אחסון (וב"ניהול" במקרה זה הכוונה למחיקה), וכך גם גוגלפוטוס, ואפילו בהגדרות האחסון במחשב - קבצים כבדים, וכפולים בעיקר, וגם תמונות מטושטשות. חשוב להבין את המשמעויות של מחיקות (למשל - להיזהר לא למחוק תמונות שהגדרנו כמועדפות, כאלו שבכוונה אנו רוצים להשאיר על המכשיר).

• הפעלת הגדרות שעוזרות למזער הגעת קבצים למכשירים (גם אם המחיר של הגדרות אלו הוא פחות נוחות בצפייה בצ'אטים בוואטסאפ למשל).

• הטריק שלי - בגלל שזו התעסקות מעצבנת, אני עושה אותה תוך כדי משהו מהנה יותר שלא דורש יותר מדי ריכוז כגון האזנה לפודקאסט או הרצאה קלילים, או לשבת ביחד עם חבר.ה שעושים את אותו דבר.

• עבודה עם שני מסכים המחוברים לאותו מחשב מזרזת מאד את העבודה וגם עושה אותה מדויקת יותר.

• אני פחות אוהבת להשתמש בתוכנות ואפליקציות צד שלישי לזיהוי קבצים כפולים, אך זה בהחלט אפשרי.

• משתמשים במתנות הדיגיטליות שלי: מדריך ריכוז מקומות אחסון מידע דיגיטלי ו- מדריך ליצירת רשימת מקומות יצירת/קבלת/שמירת מידע.

השבוע עשיתי סשן מחיקות שכזה עם עצמי ועם חברתי שרון גולן, תוך שעתיים שתינו פינינו המון מגהבייטים מכל המכשירים שלנו:

סשן מחיקות מידע בזום

ועכשיו אני חוזרת לסברה שאיתה פתחתי את הפוסט הזה: המצב השכיח שתיארתי למעלה, הינו מאד משתלם כלכלית לחברות הטכנולוגיה, כי המשתמש הרגיל מתמודד עימו ע"י רכישת שטח אחסון נוסף (בעיקר בגלל חוסר הבנה - כי החברות לא טורחות להסביר), ומשאיר את המשתמשים שבויים של החברות האלו, לאורך שנים רבות. אז למה שיטרחו להסביר איפה הקבצים מסתתרים, איך לנהל אותם, על החשיבות של לסדר למחוק?? אז כן, הן עושות קצת (המלצות המחיקה שתיארתי קודם) וזה בעיקר כדי שלא יאשימו אותן שהן לא מנסות, אך שם האכפתיות והמעשים שלהן מסתיימים. ולראייה - כפי שכתבתי, הרבה אנשים לא מתעסקים עם זה בכלל, מתוך חוסר מודעות או שפשוט מחליטים לרכוש עוד ועוד אחסון כי "למה לבזבז על זה זמן...זה לא חשוב/אין סבלנות להתעסק עם....פצ'קריי שכזה".

מקווה שאחרי קריאת הפוסט הזה, תחשבו ותעשו כמוני.

אשמח לעזור לכם עם נושא זה.

יש גם קבוצה בפייסבוק שמתאימה בול לך - ניהול מידע אישי/עסקי בעידן הדיגיטלי.

מרחב לדיון בשיטות, כלים וטריקים לניהול המידע האישי ו/או העסקי שלנו בעידן הדיגיטלי, ליצירת סדר ובהירות במידע הקשור לכל תחום של חיינו - בריאות, חשבונות, תמונות וסרטונים, עבודה, סיסמאות, לימודים, ילדים, פיננסים, אנשי קשר, ממורביליה, פרוייקטים וכו.

הקבוצה היא עבור אנשים שחשוב להם למצוא את המידע האישי שלהם מהר, שאוהבים שהקבצים מסודרים ולא מבוזרים, שמבינים שלפעמים מה שהכי "יעיל" (מהיר) - הוא לא בהכרח הכי אפקטיבי בטווח הארוך, שרוצים ללמוד את מה שהחברות הגדולות בתחום המידע פחות רוצות שנבין ובזכות זה להפעיל שיקול דעת בבחירת התהליכים והכלים. הרעיון הוא לאמץ כלים פשוטים יחסית, ללא מורכבות טכנולוגית. מקום שבו נלמד אחד מהשני, וניישם.