כלים לניהול מידע הרשימה שלי

ניהול מידע אישי ועסקי הוא לא מותרות – הוא הבסיס להתנהלות יעילה, שקטה וברורה. כדי שהמידע שלי (וגם של הלקוחות שלי) יהיה תמיד נגיש, בטוח ומסודר, אני משתמשת בשילוב של כלים שונים, כל אחד למטרה אחרת. הבחירה בכלי המתאים לכל סוג מידע היא מה שהופכת את הניהול לפשוט, חכם ובר-ביצוע לאורך זמן. הנה הרשימה של כל הכלים בהם אני משתמשת.

📌 כמה דברים שחשוב לדעת לפני שנתחיל:

📱 טלפון נייד ווואטסאפ לא מופיעים ברשימה – למרות שהם כלים חיוניים בתקשורת יומיומית, אני לא רואה בהם כלים ייעודיים לניהול מידע. את המידע החשוב אני מעבירה ומארגנת בכלים המיועדים לכך. עם זאת, הם כן חשובים לניהול התכתבויות עם לקוחות ושמירת מידע באופן זמני לכן מייחסת חשיבות רבה לניהולם באופן קבוע (גיבוי וכו’).
💻מחשב - מבחינתי, הכי נח לנהל מידע דיגיטלי באמצעות מחשב, גם אם אינו משמש לאחסון אלא "רק" כפלטפורמת גישה לתכנות אחרות (שמצוינות כאן וכמובן גם כאלו המשמשות למטרות אחרות).
📂 קלסרים פיזיים עדיין כאן – יש מידע שאני בוחרת לשמור גם פיזית, במיוחד מסמכים מקוריים חשובים.
💳 שווה להשקיע בכלים טובים – חלק מהכלים כאן דורשים תשלום (סימנתי אותם עם $). לגבי הכלים של גוגל - ברגע שיש מנוי Google One יהיה לכם שימוש מלא ונוח בכל הכלים המרכזיים (דרייב, פוטוס, ג'ימייל, קלנדר, קיפ, שיטס/דוקס). ללא מנוי - תיתקלו מהר מאד בבעיות אחסון שמתרגמות לפונקציונליות חלקית בלבד (אם בכלל) בכלי.

☁️ אחסון גיבוי ושיתוף קבצים:

דרופבוקס DROPBOX ($) - גיבוי ואחסון מסמכים, שיתוף קל עם אחרים.
גוגל דרייב GOOGLE DRIVE ($) - גיבוי ואחסון מסמכים, שיתוף קל עם אחרים.
איידרייב iDRIVE ($) - גיבוי חיצוני נוסף בענן.
גוגל פוטוס GOOGLE PHOTOS - לגיבוי תמונות וסרטונים.

💾 גיבוי פיזי:

כונן חיצוני – גיבוי נוסף למידע קריטי.

🗂️ סידור קבצים במכשירים:

סיור קבצים (במחשב) – ניהול קבצים ותיקיות במחשב האישי.
הקבצים שלי MY FILES (אנדרואיד) - לניהול קבצים בנייד.

📅 ניהול מידע לגבי משימות ולו"ז:

גוגל קלנדר Google Calendar – פגישות, תורים, תזכורות.
גוגל קיפ נוטס Google Keep Notes – רשימות, הרהורים, רעיונות, טיוטות קצרות.
טודואיסט Todoist ($) – ניהול משימות חכם ומעמיק.

📩 ניהול מידע לגבי תקשורת ואנשי קשר:

ניהול מידע הוא לא רק סידור קבצים ותיקיות. גם התקשורת שלנו – מיילים והודעות – ואפילו אנשי הקשר שלנו, מכילים זרימה מתמדת של מידע חשוב. אם לא נדע לנהל אותו נכון, אנחנו עלולים לאבד פרטים חיוניים, לשכוח משימות או לפספס קשרים חשובים. לכן, חשוב לראות גם באלו כלי מידע שדורשים ארגון, סידור, ותחזוקה חכמה.

גוגל קונטאקטס Google Contacts – ניהול מידע על אנשים: שמירת פרטי קשר (טלפונים, מיילים, כתובות, הערות רלוונטיות) בצורה חכמה ומסודרת. אנשי קשר הם נכס מידע לכל דבר, וחשוב לשמור אותם מסודרים ונגישים.
ג'ימייל Gmail – המיילים מכילים מידע חשוב שחלקו נשמר בתיבה לאורך זמן. לכן, חשוב לארגן את תיבת הדואר בצורה חכמה: סינון, תיוג, קיבוץ לפי נושאים, כדי להבטיח שהמידע יישאר נגיש, ברור ולא ילך לאיבוד.(בדומה למה שאנחנו צריכים לעשות גם עם וואטסאפ – אבל כאן לתיבה יש גם תפקיד של ארכיון פעיל.)

🛠️ ניהול מידע כללי, עסקי ופיננסי:

אקסל / גוגל שיטס Excel/Google Sheets ($) – טבלאות הן עמוד התווך של ניהול מידע אצלי: מעקב פיננסי, מעקב בדיקות, רכישות, ניהול פרויקטים, תכנון תקציבים, ניהול קשרי לקוחות – הכל בהתאמה אישית, בצורה פשוטה וחכמה, בתוכנה שנמצאת אצל כולם.
טושל TOSHL ($) – ניהול תקציב אישי, כולל מעקב הוצאות יומי בנייד.
מורנינג Morning (חשבונית ירוקה) ($) – הפקת חשבוניות, ניהול הכנסות ודיווחים לרשויות, מותאם לעצמאים.

🖨️ סריקה וטיפול במסמכים:

אפליקציית סריקה (כגון Adobe Scan) – סריקת מסמכים לנייד (אפשר לסרוק גם ללא תשלום).
סמול פי די אף SmallPDF ($) – עריכה וטיפול בקבצי PDF.
סורק של מדפסת - סריקה וטיפול (גם אם מוגבל) במסמכים פיזיים.
מכונת גריסה - להשמדת מסמכים בצורה טוטאלית.

🎧 התפתחות ולמידה:

גוגל דיסקובר Google Discover/Saved/Collections– לשמירת כתבות מהרשת בתחומים שמעניינים אותי, לקריאה בהמשך.
פוקט קאסטס Pocket Casts – ניהול והאזנה לפודקאסטים אחריהם אני עוקבת (כולל כמובן הפודקאסט שלי - "המתקצבת" 😉).

🔥 לסיכום:

ניהול מידע נכון לא קורה מעצמו – הוא דורש כלים נכונים, חשיבה מסודרת והשקעה לטווח הארוך. מערכת ותהליכי ניהול טובים משאירים לנו את הראש פנוי למה שחשוב באמת – חיים מסודרים ועסק מנוהל היטב (לבעלי העסקים שבינכם).

אם אתם רוצים לבנות לעצמכם מערכת ניהול מידע שתתאים בדיוק לכם – אני כאן בשבילכם. מוזמנים לפנות אליי, ואעזור לכם לבנות מערכת פשוטה, חכמה, ובעיקר – כזו שתעבוד עבורכם.