סוגי השיטות למעקב תקציבי

להאזנה לפודקאסט בנושא זה לחצו כאן

בואו נתחיל דקה בלהבין מה זה ניהול תקציב ואיפה נכנס מעקב תקציבי בתוך התהליך?

המונח "ניהול תקציב" מתייחס קודם כל ל 3 פעולות עיקריות:

- הבנת מאזן ההוצאות וההכנסות השוטפות הנוכחי (ברמה חודשית),

- הגדרת תקציב כלומר סכום מקסימלי להוצאה בסעיפים מסוימים או בסך הכל,

- ומעקב אחר הביצועים בפועל. כלומר מעקב תקציבי זה הקצה של 2 פעולות מקדימות.

כשאנו עושים את הדברים האלו, אז יש לנו יכולת לקחת החלטות לגבי חיסכון ואו לגבי הוצאות מסוימות (כלומר האם וכמה אנו יכולים להרשות לעצמנו לקנות משהו, מתי). אנו יכולים לבדוק מגמות בהוצאות ובהכנסות, שגם מהן אפשר להסיק מסקנות לעתיד. לפעמים אנו מחפשים רק הבנה של "למה החודש הוצאנו כל כך הרבה" כי המח שלנו פשוט לא זוכר מה הוצאנו, אפילו לא אתמול, לא כל שכן בתחילת החודש, אז המעקב מאפשר גם את זה, וזה כשלעצמו בעיני לא פחות חשוב מהסתכלות קדימה.

נושקים לשלוש הפעולות האלו, יש פעולות נוספות הכלולות ב"ניהול תקציב", כגון – טיפול בבעיות בהן אנו מבחינים (שירות שהמחיר שלו קפץ פתאום, החזר שלא קבלנו וכו'), ניהול חשבון הבנק - הבנה של כל תנועה בחשבון הבנק, ניתוח תזרים וביצוע פעולות מתקנות אם נדרש, ועוד.

אנשים רבים סבורים שניהול תקציב מתייחס לניהול חשבון הבנק, וזה ממש ממש לא ככה! כאמור ניהול החשבון הוא רק אלמנט אחד מהמכלול שנקרא "ניהול תקציב". אנשים רבים גם חושבים שאם חשבון הבנק שלהם תמיד בפלוס ואפילו בפלוס נחמד, הם לא צריכים לנהל תקציב. אנשים עשירים רבים, מנהלים תקציב מדוקדק. ולא מקמצנות, אלא מהבנה של היתרונות שזה נותן להם. אני יודעת את זה כי רבים מלקוחותיי הם כאלו.

עכשיו שהבנו בגדול מה זה ניהול תקציב, נחזור לשיטות למעקב תקציב.

אפשר לחלק את השיטות לשלוש קבוצות:

השיטות הידניות, השיטות האוטומטיות לגמרי ושיטות "אמצע הדרך".

זה מעולה ממש שקיימות שיטות רבות ושונות ומגוונות לבצע מעקב תקציבי. קודם כל כי תחרות זה טוב, וגם כי אנשים הם שונים ולא כל שיטה מתאימה לכל אחד. בדיוק כמו שיש בכושר, דיאטה, ובעצם בכל תחום אחר. לאחר סקירת סוגי השיטות, אתן צ'קליסט לעזור לכם לבחור את השיטה שהכי מתאימה לכם.

השיטות הידניות

לפני מספר חודשים נתקלתי ב- The Budget Mom, עסק של בחורה אמריקאית בשם קומיקו המתמקד בשיטה שלה לניהול תקציב ולהגעה לעצמאות כלכלית. היא הקימה אותו כי היא עברה בעצמה תהליך של יצאה מחובות ותוך כדי כך פיתחה שיטה למעקב תקציבי ואז החליטה להפוך את כל זה לעסק. מה שהפתיע אותי בשיטה שלה זה שהיא ידנית לחלוטין - התיעוד והחישובים נעשים על נייר. ובעדיפות על מוצרי נייר שרוכשים ממנה (זה בעצם עיקר הביזנס שלה היום) – פלנרים, יומנים, דפים, מעטפות. הופתעתי מכיוון שהשיטה הידנית נוגדת את הטרנד של האוטומציה אליו הולך כל העולם. השיטה שלה הזכירה לי את שנות ה 90, כשהייתי צעירה ורווקה וניהלתי את התקציב האישי שלי בכתב יד במחברת. תהיתי ביני לבין עצמי האם זה באמת אפשרי בימינו לנהל תקציב משפחתי מורכב על נייר, והתעמקתי עוד קצת בשיטה שלה על מנת להבין אותה. היא מקדמת בעיקר שימוש במזומן ומתאימה בעיקר למי שאכן עושים זאת.

הגעתי למסקנה שהשיטה שלה היא פשוט דרך אחת מתוך מבחר של דרכים שונות שפותחו במטרה לעשות את אותו דבר - כלומר למעקב תקציבי. טוב שיש מגוון, כי אנשים הם שונים ולא כל שיטה מתאימה לכל אחד. בדיוק כמו שיש בכושר, דיאטה, ובעצם בכל תחום אחר.

ברור לי שסיבה עיקרית לכך שקומיקו מקדמת את השיטה הידנית היא שהיא מתפרנסת ממכירת מוצרי הנייר המעוצבים הדרושים ליישום השיטה שלה. כמובן שלא באמת חייבים להשתמש רק במוצרים שלה כדי ליישם את השיטה שלה, אך קשה לעמוד בפניהם, פסיכולוגית אנו תופסים שנצליח יותר בלנהל את התקציב שלנו בשיטה שלה אם נשתמש במוצרים שלה. יש אנשים שזה בדיוק מה שעוזר להם, שהמוחשיות של השיטה היא קריטית להצלחה שלהם.

שיטה ידנית נוספת היא קבוצת וואצאפ בין בני זוג – זה לא בדיוק מעקב תקציב, זה רק דיווח הוצאות. זו התחלה טובה, היא מעלה מודעות, אך היא בדיוק כמו לרשום הוצאות ידנית על נייר, בדיוק כמו בשיטה של The Budget Mom. זה שהדיווח הוא בכלי דיגיטלי – וואצאפ – לא עושה אותה שיטה אוטומטית.

השיטות האוטומטיות

בקצה השני של מגוון השיטות למעקב תקציבי יש את אלו האוטומטיות – תוכנות/אפליקציות/אתרים/שירותים המתממשקים אוטומטית לנתונים מחשבון הבנק וכרטיסי האשראי ומציגות תמונת מצב צפי וכו', בלחיצת כפתור. הן מתאימות לאנשים שאין להם בעיה לשחרר שמות משתמש וסיסמאות (לרוב מדובר בסיסמאות לצפייה בלבד) לגופים חיצוניים. השיטות האלו הן אכן מאד נוחות, כי הן לא דורשות כמעט מאמץ ע"מ לבצע את המעקב. דעתי האישית היא שמצד אחד, ברור שהנוחות היא פקטור שקשה לעמוד בפניו, ויחד עם עלות נמוכה, זה עוד יותר מפתה, ועבור לא מעט אנשים, לקבל את המצב ב"פוש" לוואצאפ/מייל/סמס/נוטיפיקציות עוזר להם להתנהל טוב יותר. מצד שני – הנוחות הזו, לאנשים מסוימים ולא מעטים, דווקא הנוחות הזו היא בדיוק מה שעלול להיות החיסרון הגדול של שיטות כאלו – כי כאשר לא מתאמצים קצת לעקוב, פחות נוטים להתפתח ולהשתנות. וכאשר מחליטים לחיות בתוך תקציב, כמעט תמיד דורש שינויים התנהגותיים.

דוגמאות:

אפליקציות MyFinanda, TOSHL, שירות rise up, וכו' (כן, גם TOSHL אהובתי כוללת אופציה כזו, שאני אישית לא משתמשת בה וגם לא מעודדת שימוש בה, בטח שלא בתחילת תהליך, בשלב זה ניתוח המאזן וקביעת התקציב).

שיטות אמצע הדרך

עבודה באקסל (או גוגלשיטס) פעם בחודש, משולבת עם תיעוד הוצאות יומיומי באפליקציה כגון TOSHL. מורידים נתונים מחשבון הבנק וכרטיסי האשראי לאקסל (ישר מהאזור האישי) ומדביקים אותם לגליונות ייעודיים ו"רצים" בקובץ אקסל, ואחרי סיווג קצר של כל תנועה, מזינים אותם לתוך טבלת מעקב תקציבי חודשי. נדרשים דיוק ועבודה זהירה עם הנתונים באקסל, אך כל העבודה הזו לא אמורה לקחת יותר משעה-שעתיים בחודש, תלוי בכמות החשבונות והכרטיסים שיש. ההתחככות והתעמקות בנתונים שהשיטה הזו מכריחה, מובילה לבהירות גדולה לגבי מה צריך לשנות או לשמר. וזה יתרון עצום, שמפצה על העבודה הלא-אוטומטית.

את האפליקציה (טושל לדגומא) מזינים ידנית עם כל רכישה, אחרי שמחליטים אילו נתונים יכנסו אליה (ואילו לא), וקובעים תקציב שמולו ההוצאות בפועל ימדדו ע"י האפליקציה. אני משתמשת ב TOSHL בעצמי ועם לקוחותיי למטרה זו. אני אוהבת אותה כי יש לה גם אתר מאד נח, שני בני הזוג יכולים להשתמש בה במקביל, תצוגה גרפית נחמדה, והגרסה החינמית מספקת לרוב המשתמשים בעיקר בהתחלה אבל גם העלות השנתית היא נמוכה (כ 70 ₪). מי שרוצה יכול כמובן לממשק נתונים אוטומטית אליה מחשבון הבנק וכרטיסי האשראי או הפוך - להכניס לתוכה את כל ההוצאות וההכנסות ידנית.

עוד שיטת אמצע הסקאלה היא עבודה ידנית עם אפליקציה בלבד: כל הנתונים מוזנים ידנית לתוך אפליקציה, כלומר ללא התממשקות אוטומטית לחשבונות וללא אקסל. מכניסים לתוכן ידנית את הכל – כל סוגי ההוצאות, כולל כל ההוצאות הקבועות, וכמובן הכנסות. ממה שהבנתי, פשוט מעתיקים אותן מחשבון הבנק או כרטיס האשראי. האפליקציה סוכמת את הסכומים, מציגה אותם מול תקציב וכו'.

ויש גם "תוכנות אמצע הדרך" כגון GeltBox, שבה יש אופציה להתממשקות אוטומטית או לייבוא עצמי של הנתונים. מודה שלא התנסיתי בה בעצמי וגם טרם נתקלתי בלקוח המשתמש בה. על פניו היא נראית טובה, אך כאמור אין לי עמה נסיון וגם לא מצאתי באתר סרטוני הסבר המדגימים את התכנה, ונראה שהאפליקציה שלהם לסמארטפון היא בשלב ראשוני מאד. התכנה הבסיסית היא חינמית אך אפשר לייבא אליה רק 3 חשבונות (נניח חשבון בנק אחד + 2 כרטיסי אשראי) והתכנה המלאה היא בעלות של $59 לשנה.

שיטות אמצע הדרך מתאימות למי שלא רוצים לשחרר סיסמאות, ו/או לאלו שפחות אוהבים טכנולוגיה אבל גם מבינים שהתקציב שלהם מורכב מכדי לנהלו על נייר.

אני מדגישה שסקרתי כאן שיטות למעקב תקציבי. בניית מאזן נוכחי, הניתוח שלו, קביעת תקציבים ורשימת דברים לטיפול/לשינוי, הם דברים שנכון יותר לעשות בדרכים שנותנות לכם יותר גמישות, כלומר באקסל. לבד או בליווי של יועץ/ת מקצועי/ת.

צ'קליסט - איך תדעו מה השיטה המדויקת לכם לביצוע מעקב תקציבי?

תבדקו טוב טוב את מאפייני השיטה/שירות לפני שאתם מתחילים, וקחו בחשבון גם את האופי והצרכים והמטרות שלכם.

1. הדבר הראשון הוא לבחון אם מתאים לכם לתת את שם המשתמש והסיסמא לחשבונות הבנק וכרטיסי האשראי לגוף חיצוני, ולא רק מבחינת אבטחת מידע. לשירותים שאני מכירה והזכרתי כאן יש רמות אבטחה גבוהות. אם לא – אז אף שיטה אוטומטית אינה עבורכם. עברו לבחור מבין השיטות שאינן אוטומטיות.

2. אם כן, אז תבחנו האם מתאים לכם לשלם כל חודש עבור השירות (גם אם מדובר בעשרות שקלים בלבד כל חודש). כל השיטות האוטומטיות כרוכות בתשלום, ויש גם אפליקציות לא אוטומטיות שאינן חינמיות.

3. אם כן, אז בדקו אם האפליקציה מתאימה לסטטוס המקצועי שלכם ושל בן/בת הזוג שלכם (אם יש כזה). יש אפליקציות שלא מתאימות לעצמאיים (שלהם הכנסות משתנות בדרך כלל, או שאין להם הפרדה מוחלטת בחשבונות בין הבית והעסק) ויש כאלו שכן (טושל בוודאות).

4. אם כן אז תחשבו - כמה אתם משתמשים במזומן? אם הרבה אז בדקו האם ואיך האפליקציה מתמודדת עם זה, האם יש אפשרות להכניס הוצאות בצורה ידנית? אם אין אז לא בטוח שהאפליקציה מתאימה לכם.

5. אז אם נח לכם לתת את פרטי הגישה, מוכנים לשלם עבור השירות ואתם שכירים שמוציאים ממש מעט במזומן, תשאלו את עצמכם מה המטרות שלכם מהמעקב התקציבי, ותבדקו אם האפלקיציות/שירותים ממלאים מטרות אלו. לדוגמא האם רמת פירוט ההוצאות האפשרית דרך השירות מתאימה לרמת הפירוט החשובה לכם. איך נשמרת ההיסטוריה, האם יש אפשרות להורדת נתונים לקבצים חיצוניים (אקסל, PDF), האם ניתן להגדיר תקציבים, איך מבוצעים הסיווגים של ההוצאות השונות והאם יש בכלל תתי-סיווגים (מעבר להוצאות קבועות ומשתנות).

6. וכמובן הבדיקה האחרנה, במיוחד עבור שירותים אוטומטיים, היא מי עומד מאחורי החברה.

הערה חשובה: יש הרבה אפליקציות, תכנות ושיטות אחרות, בפרק הזה ציינתי רק קמצוץ, כי המטרה של הפרק היא "רק" להדגים את הסקאלה הרחבה של שיטות למעקב תקציב, כדי שלא תנעלו רק על שיטה אחת לפני שבדקתם אם היא באמת מתאימה לכם.

#ניהולכלכלי #יישום #אפליקציות #ניהולתקציב #מעקבתקציבי